Softwareeksport til Arctic Winter Games 2004 i Canada

KIMIK iT's AWG2004-løsning, i daglig tale kaldet RARS - "Registration, Accreditation and Result System" - repræsenterer Grønlands første egentlige systemeksport på IT-området - Et eksportområde, som efter KIMIK iT's opfattelse rummer et stort potentiale for fremtidig erhvervsudvikling i Grønland.

Stor administrativ opgave
Afviklingen af et så stort og komplekst arrangement som Arctic Winter Games stiller meget store administrative krav. Selve processen med at få arrangementet op at stå tager mere end 2 års intensiv forberedelse. Denne opgave varetages af det lokale Host Society i den region, som afholder årets lege.

Webbaseret løsning
På baggrund af sin erfaring med netop webbaserede administrative løsninger blev KIMIK iT i 2001 anmodet om forestå udviklingen af et system til Arctic Winter Games 2002, som kunne tilbyde såvel faciliteter til at administrere de mange deltagere og frivillige såvel som mediafolk, VIP-gæster m.v. Samtidigt skulle systemet give adgang for disse til at tilmelde og registrere en række oplysninger om sig selv via Internettet forud for legenes afholdelse.

Løsningen skulle endvidere give adgang til man ligeledes via Internettet løbende skulle kunne følge med i resultaterne fra legenes mange konkurrencer - uanset om man sad i Grønland, Chukotcha, Magadan, Alaska eller et hvilket som helst andet sted i verden.

Videreudvikling
Grundet AWG2002-løsningens store succes besluttede Arctic Winter Games 2004 Host Society, Wood Buffalo, Canada at indgå en aftale med KIMIK iT om leverance af systemet til administrationen af legene i 2004, idet man samtidigt købte KIMIK iT til at udvikle yderligere funktionalitet i forlængelse af den eksisterende.

AWG2004-løsningen omfatter således bl.a. al funktionalitet vedr. følgende:

  • Online registrering af frivillige.
    De frivillige har via internettet tilmeldt sig med oplysninger om, hvornår de er til rådighed og hvilke opgave-områder de er interesseret i. Efterfølgende har AWG-administrationen via systemet kunnet fordele de frivillige til de forskellige kommiteer, som står for arbejdets udførelse.
     
  • Online registrering af alle specielt inviterede gæster.
    AWG-administrationen har indtastet navn og adresse på de specielt inviterede gæster, som f.eks. officielle repræsentanter fra de deltagende regioner, Arctic Winter Games International Committee, Sponsorer, repræsentanter for pressen m.fl., som herefter automatisk har fået tilsendt en e-mail med invitation til legene og til via Internettet at registrere oplysninger om, hvornår de deltager i legene, hvilke specielle arrangementer de ønsker at deltage i m.m.
     
  • Online registrering af alle sportslige deltagere i legene.
    De deltagende regioner har via Internettet registreret alle deltagere, det være sig atleter, trænere, officials m.m., med alle relevante oplysninger, så som hvilken sportsgren og aldersklasse atleterne deltager i, helbredsoplysninger til brug ved uheld og generelle biografiske oplysninger til offentliggørelse.
     
  • Indkvartering af deltagerne.
    AWG-administrationen har i systemet oprettet en oversigt over, hvilke lokaliteter de har til rådighed til indkvartering. Det har derefter været muligt at fordele deltagerne på lokaliteterne med mulighed for hele tiden at holde oversigter a'jour over, hvor de enkelte deltagere bor, ligesom systemet leverer lister til de enkelte lokaliteter med oplysninger om, hvilke deltagere der bor der og dermed har adgang.
     
  • Registrering af alle konkurrencer.
    Alle legenes sportslige begivenheder er før legenes start registreret i systemet, således at offentligheden via Internettet til enhver tid kan se, hvornår en given konkurrence løber af stabelen.
     
  • Kalender.
    I systemet er lavet en kalender, så offentligheden via Internettet kan se, i hvilke sportsgrene, og hvor der afholdes konkurrencer de enkelte dage.
     
  • Registrering af resultater.
    Efterhånden som de enkelte konkurrencer afvikles, indtastes resultaterne løbende i systemet, hvorefter de straks er tilgængelige for offentligheden via Internettet.
     
  • Resultatoversigter.
    Ud over at resultaterne for de enkelte konkurrencer offentliggøres dynamisk på Internettet, ligger der også en konstant opdateret oversigt over hvordan de enkelte regioner har klaret sig indenfor de enkelte sportsgrene, ligesom der er en medaljestatistik med oplysninger om, hvor mange guld-, sølv- og broncemedaljer de enkelte regioner har vundet.
     
  • Oplysninger om deltagere.
    Uanset hvor på AWG-systemets Internet-sider, man finder en deltagers navn, kan man via et klik få vist oplysninger om hidtidige resultater, planlagte konkurrencer samt biografiske oplysninger for denne deltager.
     
  • Sikkerhedssystem.
    AWG-administrationen har opdelt alle lokaliteter, som legene råder over, i områder og zoner, og alle deltagere i legene er derefter blevet tildelt et antal områder og zoner, hvortil de har adgang. Endvidere er der registreret et foto af alle deltagere, enten ved at deltagerne selv har lagt et foto ind i AWG-systemet i.f.m. registreringen over Internettet, eller ved at der tages et foto, når deltageren ankommer til legene. Såvel foto som oplysninger om tildelte områder og zoner er herefter udskrevet på et ID-kort, som deltagerne bærer om halsen. Det er dermed muligt for de frivillige, som står for sikkerheden, at afgøre, om en person skal have adgang til det område, de står for sikkerheden for.
     
  • Skaderegistrering.
    Alle skader, som deltagerne pådrager sig under legene, registreres af det frivillige sundhedspersonale, således at ledelsen kan få leveret daglige skadestatistikker.
     
KIMIK iT er stolt af at være valgt som IT-løsningspartner og hovedsponsor for Arctic Winter Games 2004, og ønsker Wood Buffalo Host Society, og samtlige 2.000 deltagere, 5.000 frivillige og 1000 mediafolk og VIP-gæster en festlig, spændende og ikke mindst særdeles inspirerende uge, når de to års mange forberedelser kulminerer ved legenes officielle åbning den 28. februar  i Wood Buffalo, North Albertha, Canda.
 

Yderligere oplysninger: